Berdasarkan ketentuan pasal 21 Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menyatakan bahwa badan publik harus menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Karena itu pada tahun 2011 melalui Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 430/K/X-XIII.2/11/2011, PPID BPK dibentuk. Sejalan dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi di lingkungan BPK, PPID BPK mengalami perubahan melalui Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 23 Tahun 2020 yang berlaku hingga saat ini.
PPID BPK Perwakilan Provinsi Kalimantan Timur pada tahun 2024 melalui Keputusan Kepala Perwakilan Nomor 3.a/K/XIX.SMD/01/2024 yang telah dirubah dengan Keputusan Kepala Perwakilan Nomor 36/K/XIX.SMD/08/2024. Dengan ditetapkannya Keputusan Kepala Perwakilan tersebut, dibentuklah Struktur PPID BPK Perwakilan Provinsi Kalimantan Timur sebagai berikut.
URAIAN TUGAS PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN PROVINS! KALIMANTAN TIMUR
TAHUN ANGGARAN 2024
1. Atasan PPID
a. menetapkan dan mengangkat PPID;
b. menetapkan pemutakhiran daftar informasi publik secara berkala dan menetapkan daftar informasi yang dikecualikan;
c. mereviu konsep jawaban yang disiapkan oleh PPID yang akan dikirim kepada pemohon informasi;
d. menyetujui jawaban yang disiapkan oleh PPID untuk dikirim kepada pemohon informasi;
e. memberikan tanggapan atas pengajuan sengketa yang diajukan oleh pemohon informasi kepada Atasan PPID untuk ditindaklanjuti oleh PPID;
f. mewakili BPK di dalam proses penyelesaian sengketa di komisi informasi dan pengadilan atau mewakilkan kepada PPID;
g. melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan informasi berdasarkan laporan yang disampaikan oleh PPID; dan
h. melaporkan pelaksanaan dan pengelolaan PPID BPK kepada Pembina setiap semester.
2. PPID
a. mengkoordinir penyimpanan dan pendokumentasian seluruh informasi;
b. mengkoordinir pengumpulan seluruh informasi secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib tersedia setiap saat;
3) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mengkoordinir pendataan informasi yang dikuasai setiap unit/satuan kerja dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran daftar informasi publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. mengkoordinir pendataan informasi yang wajib diumumkan secara berkala melalui media yang efektif;
e. mengkoordinasikan pemberian informasi yang dapat diakses oleh publik dengan Pejabat Pembantu PPID;
f. melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 19 UndangUndang Keterbukaan lnformasi Publik sebelum menyatakan informasi publik tertentu dikecualikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun;
g. merumuskan alasan tertulis pengecualian informasi secara jelas dan tegas atas informasi yang dikecualikan, dalam hal permohonan informasi ditolak, penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada Pejabat Pembantu PPID;
h. mengomunikasikan hasil pengujian konsekuensi kepada pemohon informasi publik;
i. mengembangkan kapasitas petugas pelayanan informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan informasi;
j. mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/atau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan informasi;
k. mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur yang berlaku; dan
I. menyampaikan laporan kepada Atasan PPID dalam pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya tiap semester.
3. Pejabat Pembantu PPID Bidang Pemeriksaan
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
4. Pejabat Pembantu PPID Bidang Sumber Daya Manusia
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
5. Pejabat Pembantu PPID Bidang Anggaran/Keuangan
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
6. Pejabat Pembantu PPID Bidang Hukum
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
7. Pejabat Pembantu PPID Bidang lnformasi Pimpinan dan Humas
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
8. Pejabat Pembantu PPID Bidang Umum dan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Teknologi lnformasi
a. menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing;
b. mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2) informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3) informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
4) informasi yang dikecualikan.
c. mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
d. menyampaikan Daftar lnformasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan;
e. melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan lnformasi Publik; dan
f. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.
9. Sekretaris PPID
a. menjabat sebagai Ketua PIK;
b. mengkoordinasikan tugas-tugas teknis yang dilaksanakan oleh PIK;
c. mengkoordinasikan pengumpulan informasi dari seluruh unit kerja dan mengolahnya menjadi database informasi;
d. mengkoordinasikan perihal pengajuan keberatan dan tanggapan dari pemohon sesuai dengan prosedur yang berlaku; dan
e. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya kepada PPID.